Procedimiento de Gestión del Canal de Información

1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de los comunicados sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad empresarial de Tres Glops, situaciones de riesgos por exposiciones derivadas de las interconexiones con la Administración Pública y otros organismos públicos. 

El Canal de información de Tres Glops es accesible a través de la web corporativa https://www.agua3glops.org/canal-de-informacion facilitando su uso a empleados, clientes, colaboradores, socios, Consejo de Administración, y de cualquier interesado.

El objetivo del Canal de información es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares, malas prácticas comerciales, y cualquier violación de las obligaciones de la empresa, fomentando un entorno de Cumplimiento basado en los principios y valores de Tres Glops.

Además, el procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos contenidos en el comunicado, pudiendo realizarse de forma anónima si así lo considera el interesado.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN y FIGURAS

Este procedimiento es aplicable a todos los empleados, colaboradores, socios y Consejo de Administración de Tres Glops. 

Forman parte de los equipos descritos en este procedimiento, las siguientes figuras:

Equipo de Compliance: Formado por la asesoría legal de la empresa (Castañer Abad a la redacción de este procedimiento), la Directora de personas y bienestar.

Consejo de Administración / Órgano de Gobierno: Formado por los gerentes de las entidades de Tres Salut Mental y Director de Tres Glops.

Responsable interno: Director de Tres Glops y Resonsable de Personas y Bienestar

3. ASPECTOS CLAVE ASOCIADOS AL CANAL DE INFORMACIÓN

3.1 DEBER DE COMUNICACIÓN

Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores de la empresa o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a Tres Glops, a través del canal establecido https://www.agua3glops.org/canal-de-denuncias.

3.2 HECHOS DENUNCIABLES 

El Canal de Información debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido, tipificados en el formulario de denuncia.

Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los valores de la empresa, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable, y éstos estarán implícitos en el formulario de denuncia publicado en la web.

3.3 DERECHOS DEL DENUNCIANTE SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS A TRAVÉS DEL CANAL DE INFORMACIÓN

En el ciclo de vida de la denuncia, Tres Glops garantizará al denunciante los siguientes derechos:

a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación

Tres Glops proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia de acuerdo con las directrices del presente Procedimiento. 

En el caso de que el denunciante haga público el contenido de la denuncia sólo podrá acogerse a las medidas de protección en el caso de que haya primero denunciado a través del Canal de Información y con los plazos y medidas establecidos. 

También será objeto de protección en el caso de que haga público el contenido de la denuncia bien porque exista riesgo manifiesto para el interés público, como puede ser una situación de emergencia o riesgo de daños irreversibles, bien porque en el caso de que se realice una denuncia externa existan riesgos de represalias o haya bajas probabilidades de que se le dé un tratamiento efectivo a la denuncia debido a las circunstancias concretas del caso, como puede ser la ocultación o destrucción de pruebas .

b) Prohibición de represalias

En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe. Esto significa que el autor de cualquier tipo de represalia deberá ser sancionado. En el Anexo I, se recogen aquellas acciones que son consideradas represalias.

c) Derecho a recibir información

El denunciante será informado por escrito, una vez analizada la denuncia, si es considerada procedente para ser analizada.

Por otro lado, una vez finalizada la investigación, el denunciante deberá ser informado sobre las medidas de seguimiento previstas, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así como del resultado de las investigaciones, debiendo explicar la razón por la que se ha adoptado las medidas o acciones disciplinarias al denunciado.

d) Derecho a elegir

El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a canales externos (autoridades competentes), sin poder obligarse al denunciante a utilizar una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia.

e) Derecho a la información limitada

Al denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación.

La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. En el caso de que denuncia aportada contenga información sobre secreto industrial o comercial u otra que pudiera afectar a los intereses comerciales, económicos, estratégicos o de seguridad de Tres Glops o de terceros implicados, estas deberán de emplearse para lo estrictamente necesario en el proceso de investigación de la denuncia, no pudiendo revelarse ni compartirse para fines distintos de la misma. 

Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia, por ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto el denunciante como el denunciado deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la cesión de datos esté autorizada por la ley.

Los datos personales tratados como consecuencia de la presentación de denuncia a través del Canal de Información de Tres Glops serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor.

Cualquier dato que resulte excesivo o no pertinente para la investigación de una denuncia o se haya recabado accidentalmente será eliminado inmediatamente.

f) Derecho al anonimato

El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de Información podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.

g) Derecho a la confidencialidad

La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.

h) Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable

El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma por parte de Tres Glops, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.

El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.

i) Derecho a la supresión de datos

Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.

3.4 DERECHOS DEL DENUNCIADO SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS EN EL CANAL DE DENUNCIA

En el ciclo de vida de la denuncia, Tres Glops garantizará al denunciado los siguientes derechos:

a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación

Tres Glops proporcionará al denunciado la completa garantía de sus derechos como cualquier empleado, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores de Tres Glops.

b) Derecho a recibir información

El denunciado debe ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo para que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que le permita acreditar su inocencia. 

Por otro lado, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación al denunciado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por el denunciado. 

c) Derecho a la confidencialidad

Al denunciado, durante toda la investigación de la denuncia, se le garantizará el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.

La información proporcionada al denunciado debe realizarse en unos términos que protejan la confidencialidad del denunciante, no pudiendo revelarse la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o español en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.

d) Derecho a una investigación transparente

El denunciado tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.

3.5 IMPOSICIÓN DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS

Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá ser objeto de sanción de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente de Tres Glops, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de Tres Glops, personal directivo o del Consejo de Administración.

Tres Glops también podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales pertinentes si así lo considera necesario.

En el supuesto en el que el denunciado sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial o socio de negocio), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil (limitación de actuaciones, rescisión unilateral contractual por parte de Tres Glops), sin perjuicio de la comunicación anteriormente mencionada a las autoridades judiciales competentes.

3.6 COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS FALSAS O DE MALA FE

El Canal de Información de Tres Glops debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo dentro de Tres Glops, pudiendo derivar en medidas disciplinarias de conformidad con el convenio colectivo vigente.

Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe: (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación; (ii) se trasladará dicha circunstancia a la Dirección de Personas y Bienestar para que, en coordinación con el Comité de Compliance, se propongan medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente y; (iii) se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar al denunciante de mala fe.

4. PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DEL CANAL DE INFORMACIÓN

El Comité de Compliance, para llevar a cabo las labores de investigación, ha desarrollado este procedimiento interno que regula todo el ciclo de vida de la denuncia, desde su comunicación inicial hasta su resolución, con la finalidad de comprobar la veracidad de las comunicaciones, la correcta obtención de evidencias y garantizar los derechos del denunciante y denunciado. Este procedimiento se divide en dos fases:

• Fase de investigación: Esta fase comprende la recepción y evaluación inicial de la denuncia, hasta la investigación de los hechos denunciados y la recopilación de evidencias que aporten validez a los hechos denunciados.
• Fase de Conclusiones: Esta fase comprende el análisis de las evidencias, pruebas aportadas y la posterior redacción del informe, por parte del Comité de Compliance, con las eventuales propuestas de las medidas sancionadoras al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración.

4.1 FASE DE INVESTIGACIÓN

4.1.1 Comunicación y recepción de la denuncia

El denunciante, en caso de optar por el uso del Canal de Información de Tres Glops, tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición en la web corporativa de la empresa: https://www.agua3glops.org/canal-de-denuncias.

La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado a Tres Glops, cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del Canal de Información. 

Los contenidos requeridos en el formulario de comunicación son los siguientes:

• Correo electrónico 
• Identificación del denunciado
• Descripción de los hechos a través de un campo libre.

Antes de formalizar la denuncia, se deberá confirmar la comunicación, introduciendo un texto de verificación mediante código CATPCHA con el objetivo de evitar cualquier registro falso dentro del canal de denuncia.

En el propio formulario, se pone a disposición del denunciante las disposiciones normativas vigentes que garantizan la protección de sus datos durante el tratamiento de los mismos, así como el ejercicio de derechos sobre ellos (acceso, rectificación, supresión, oposición al tratamiento, entre otros). 

Es importante que el denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Comité de Compliance pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados. 

Dicho análisis, podrá generar los siguientes resultados:

• Admisión de la denuncia: Los hechos descritos son hechos denunciables que pueden suponer un acto ilícito o contrario a los principios y valores de Tres Glops. 
• Inadmisión de la denuncia: Los hechos descritos son de una naturaleza distinta a los comentados anteriormente (ver epígrafe 3.2), y por ello se procede o bien a su archivo, o bien a referenciarle al área más adecuado para su tratamiento.

En ambos casos, el Comité de Compliance deberá informar, de forma escrita, al denunciante de la decisión adoptada y el motivo del archivo o de la admisión de la denuncia, excepto si se hubiera utilizado el Canal de Información para un uso inadecuado y no fuera necesario informar al denunciante del área más adecuada para tratar su comunicación.

4.1.2 Inicio de la Investigación 

El Comité de Compliance, una vez evaluada y admitida la denuncia, procederá a la elaboración de un expediente de apertura sobre la denuncia en investigación, dicho expediente contendrá:

• Información descriptiva de la denuncia, indicando fecha de recepción.
• Datos aportados, diferenciando los datos objetivos y subjetivos.
• Valoración del contenido de la denuncia y de la fiabilidad del denunciante.
• Personas afectadas.
• Proposición de medias de urgencia a corto plazo, entre ellas, medidas cautelares que permitan minimizar el daño actual o inminente.

El objetivo del expediente de apertura es recabar la máxima trazabilidad del proceso de investigación, en caso de que la denuncia pueda ser requerida por cualquier autoridad judicial competente.

4.1.3 Equipo Investigador

El equipo investigador está conformado por los miembros del Comité de Compliance o personas en quien deleguen con las debidas garantías de confidencialidad y resto de principios de actuación aplicables al Comité de Compliance, quienes se encargarán de la investigación y de la recolección de evidencias de la denuncia. 

En el transcurso de la investigación, se podrá recurrir a otras áreas de la Organización para desarrollar de forma efectiva la reclamación de pruebas y análisis que permita contrastar los hechos denunciados.

El Comité de Dirección podrá ser requerido en cualquier momento por el Comité de Compliance para complementar, de forma coordinada, las acciones de investigación llevadas a cabo por este último, siempre con la máxima confidencialidad y discreción.

Por último, en caso de encontrarse alguna incompatibilidad de un miembro del Comité de Compliance o del Comité de Dirección con la investigación en curso, este miembro deberá ser excluido de la investigación para prevenir posibles conflictos de interés. 

4.1.4 Acciones de la Investigación

El Comité de Compliance emprenderá, si lo considera necesario, acciones tendentes a profundizar en los hechos y a recabar información adicional para tomar una correcta decisión, de forma objetiva, en base a las evidencias recabadas. Las acciones de investigación pueden contemplar:

• Requerir nuevas evidencias y/o pruebas al denunciante para mejorar el proceso de investigación.
• Concertar entrevistas con las personas implicadas.
• Revisar toda aquella información relativa a la relación profesional de los implicados con la Organización, siempre con respeto a las leyes de protección de datos y privacidad de los implicados.
• Análisis forense por un experto externo independiente.
• Cualquier otra acción que considere necesaria para continuar con el proceso de investigación, respetando la normativa vigente en Protección de Datos.

La investigación consistirá, en todo momento, de un análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias, recolección de pruebas y el análisis de las mismas.

El proceso de investigación durará como máximo 3 meses desde el día en que el Comité de Compliance recibió la denuncia. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados para la investigación de los hechos denunciados y en su caso, por las autoridades competentes o en procesos judiciales, pero no se conservarán en el propio sistema de información de denuncias internas.

4.2 FASE DE RESOLUCIÓN 

Una vez recabadas las pruebas y analizadas las mismas por parte del Comité de Compliance, se cierra la fase de investigación y se procede a la toma de decisiones acerca de la comunicación analizada, proponiendo al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, las medidas que se deberán adoptar. 

El Comité de Dirección podrá adoptar las siguientes medidas:

• Denuncia no procedente: En el supuesto en el que la investigación de los hechos comunicados se manifieste la ausencia de incumplimiento. El Comité de Compliance informará al denunciante y al denunciado de dicha decisión, junto con los motivos que sustentan la decisión.
• Denuncia procedente: En el supuesto que se pruebe que los hechos denunciados son ciertos, se deberá proceder a detallar las acciones que sustentan dicha conclusión. El régimen sancionador se aplicará de conformidad con el Convenio Colectivo para los Centros Eseciales de Emplao aplicable a Tres Glops, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de Tres Glops, personal directivo o del Consejo de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos. El Comité de Compliance deberá informar al denunciante y en particular al denunciado para ofrecerle posibilidad de defensa.

4.3 INFORME DE CONCLUSIONES

El Comité de Compliance elaborará un informe de conclusiones reflejando el resultado de toda la fase de investigación. El informe de conclusiones contendrá:

• Aspectos técnicos: Título, autor, fecha, finalidad, nivel de confidencialidad (quién tiene acceso al mismo).
• Antecedentes del expediente: Hechos que produjeron la comunicación, personas o departamentos objeto de la investigación.
• Objeto de la investigación y su finalidad.
• Actuaciones, hechos relevantes investigados y detectados, evidencias y pruebas analizadas.
• Conclusiones determinadas, en base al objetivo y alcance de la investigación.
• Propuestas de medidas sancionadoras que deberá adoptar el Comité de Dirección o, en su caso, el Consejo de Administración, de conformidad con el Convenio Colectivo de Tres Glops, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de Tres Glops, personal directivo o del Consejo de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.

El Comité de Compliance recogerá dichas conclusiones de manera clara y concisa. Además, si existiera alguna limitación en el transcurso de la investigación, debe quedar reflejado en el informe.

Los Informes resultantes de las denuncias recibidas y las posibles medidas adoptadas serán informadas al Consejo de Administración a través de la Memoria Anual de actividades. 

5. CONFLICTO DE INTERESES

La presentación de una denuncia que afecte directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión e investigación de la misma, es decir, a uno o varios miembros del Comité de Compliance, y, en caso de ser requerido, del Comité de Dirección, serán excluidos de forma automática durante todo el proceso de investigación y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de las actuaciones realizadas por el propio Comité de Compliance.

Los miembros excluidos del Comité de Compliance y, en caso de ser requerido, del Comité de Dirección, estarán obligados a mantener la máxima confidencialidad de la denuncia, estando prohibido el acceso directo o indirecto a cualquier información sobre la identidad del denunciante y del proceso de investigación en curso.

ANEXO I: LISTADO DE ACCIONES CONSIDERADAS COMO REPRESALIAS

La prohibición de represalias es un derecho que tiene el denunciante garantizando su protección en todo el ciclo de vida de la denuncia. A continuación, se detallan algunas de las acciones que se pueden considerar represalias:

• Cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial.
• Degradación o denegación de ascensos.
• Denegación de formaciones, cursos, entre otros.
• Evaluación o referencias negativas sobre resultados laborales.
• La suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes.
• Imposición de medidas disciplinarias, amonestaciones u otra sanción, incluidas las disminuciones de periodos de descanso o vacaciones.
• Intimidaciones, acoso, discriminación o trato desfavorable.
• Daños físicos, morales o reputaciones, incluidos en medios sociales.
• Revelación anónima de información, identificando al denunciante para que sufra hostilidades en el entorno laboral.
• Proceso de difamación fuera del entorno laboral.
• Alegar la existencia de la cláusula de confidencialidad entre el denunciante y la Organización, para sancionar al denunciante por su incumplimiento.